Política de tratamiento de datos personales de Aenda

Esta política cumple la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las normas que los modifiquen. Explica cómo tratamos los datos personales en Aenda.

1. Quién trata los datos

Expertos en Tecnologia y Telecomunicaciones S.A.S («Xpert-Tic»), NIT 901.686.550-1, domicilio en Calle 93 #49C-149, Barranquilla, Colombia. Correo: [email protected].

Xpert-Tic tiene dos papeles distintos:

  • Datos de los Negocios que contratan Aenda y de las personas de su Equipo (nombre, correo, celular, usuario): Xpert-Tic es responsable y decide sobre ellos según esta política.
  • Datos de las Clientas de cada Negocio (los que el Negocio carga o recibe en Aenda): Xpert-Tic es encargado; el responsable es el Negocio, que decide sobre ellos.

2. Datos que tratamos

Como responsable (Negocios y Equipo):

  • Identificación y contacto: nombre, correo, celular, nombre y dirección del Negocio, NIT o documento cuando se necesite para facturar.
  • Datos de la cuenta: usuario, rol, contraseña (guardada cifrada, nunca en texto plano), registros de acceso y dirección IP.
  • Datos de pago: medio de pago, marca y últimos 4 dígitos de la tarjeta o del celular, historial de pagos. Los datos completos de la tarjeta los recibe directamente la pasarela de pagos; Aenda no los ve ni los guarda.
  • Uso del servicio: consumo de AdaCoins y registros técnicos.
  • Lista de espera de aenda.co: el correo que dejas (y, si quieres, el nombre de tu negocio y tu ciudad) y la dirección IP desde la que lo envías. La usamos solo para avisarte cuando abramos el registro y para limitar el abuso del formulario. No te enviamos publicidad. Puedes pedir que te borremos escribiendo a [email protected].

Como encargado (Clientas de los Negocios):

  • Nombre, celular, correo, documento, fecha de nacimiento, dirección y ciudad.
  • Citas, servicios, historial y mensajes de WhatsApp con el Negocio.
  • Si el Negocio los registra: datos de salud (por ejemplo, alergias o tratamientos), que son datos sensibles.
  • Datos de menores de edad, cuando el Negocio los registra con la autorización de su representante legal.

3. Para qué los usamos

Como responsable:

  • Crear y administrar la cuenta y dar acceso al Equipo.
  • Cobrar la suscripción y las recargas, y expedir facturas.
  • Dar soporte y enviar avisos del servicio (cobros, cambios, seguridad).
  • Prevenir fraudes y proteger la seguridad del servicio.
  • Elaborar estadísticas agregadas y anónimas para mejorar Aenda.
  • Cumplir obligaciones legales.

Como encargado: solo para prestar el servicio al Negocio (agenda, recordatorios, mensajes, asistente Ada y bot), según sus instrucciones. Nunca para fines propios, publicidad ni venta.

4. Datos sensibles y menores de edad

  • Nadie está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos. Negarse no impide recibir el servicio del Negocio.
  • Los datos sensibles solo se tratan con autorización expresa de su titular y con medidas de seguridad reforzadas.
  • Los datos de menores de edad se tratan respetando su interés superior y sus derechos, y solo con autorización de su padre, madre o representante legal.

5. Inteligencia artificial

Las funciones Ada y el bot de WhatsApp envían a proveedores de inteligencia artificial los mensajes y datos necesarios para responder (por ejemplo, la conversación con una Clienta y los horarios disponibles). Estos proveedores:

  • tratan los datos solo para generar la respuesta, por cuenta de Xpert-Tic;
  • no los usan para entrenar sus modelos;
  • pueden estar fuera de Colombia, por ejemplo en Estados Unidos.

Las respuestas de la inteligencia artificial pueden contener errores. El Negocio puede revisar y corregir lo que el bot hace desde la bandeja.

6. Con quién compartimos los datos

No vendemos ni alquilamos datos personales. Los compartimos solo con:

  • Proveedores que nos ayudan a prestar el servicio, como encargados, con contratos que los obligan a protegerlos: alojamiento y red, envío de correos, pasarela de pagos e inteligencia artificial.
  • Autoridades, cuando una ley u orden lo exija.

7. Transferencia y transmisión internacional

Algunos proveedores están fuera de Colombia, por ejemplo en Estados Unidos, país que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con un nivel adecuado de protección. Al aceptar esta política, el titular autoriza esa transmisión para los fines descritos. En el caso de las Clientas, el Negocio obtiene esa autorización como responsable.

8. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables, entre ellas:

  • conexiones cifradas (HTTPS);
  • separación de los datos de cada Negocio en la base de datos;
  • contraseñas cifradas;
  • acceso del personal de soporte solo con permiso del Negocio, por tiempo limitado y con registro;
  • copias de seguridad diarias.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte datos personales, lo informaremos a los afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio según la ley.

9. Cuánto tiempo los guardamos

  • Mientras la cuenta esté activa.
  • Si la cuenta se cancela o queda suspendida, 90 días más, para que el Negocio pueda descargar sus datos. Después se borran, salvo lo que la ley obligue a conservar (por ejemplo, facturas y registros contables).
  • Los datos de las Clientas siguen las instrucciones del Negocio dentro de esos plazos.

10. Derechos de los titulares

Todo titular puede:

  • conocer, actualizar y corregir sus datos;
  • pedir prueba de la autorización que dio;
  • saber cómo se han usado sus datos;
  • revocar la autorización o pedir que se borren sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos;
  • presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite con nosotros;
  • acceder gratis a sus datos.

11. Cómo ejercer los derechos

Escriba a [email protected] con: nombre, documento, datos de contacto, la petición y los documentos de soporte.

  • Consultas: respondemos en máximo 10 días hábiles, prorrogables 5 días hábiles más, con aviso.
  • Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): respondemos en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 días hábiles más, con aviso.

Clientas de un Negocio: el responsable de sus datos es el Negocio. Pueden dirigirse directamente a él. Si escriben a Aenda, trasladaremos la solicitud al Negocio y lo apoyaremos para responderla en los plazos legales.

12. Cookies

Aenda usa solo las cookies necesarias para funcionar: mantener la sesión iniciada y proteger la seguridad. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros. La página de inicio (aenda.co) mide visitas con Cloudflare Web Analytics, que no usa cookies ni guarda datos personales de quien la visita.

13. Cambios a esta política

Avisaremos los cambios importantes con 30 días de anticipación, por correo y en la app.

Vigencia: desde el 4 de noviembre de 2026.