Términos y condiciones de Aenda

Versión 2026-11-09.

Estos términos regulan el uso de Aenda, el software de agenda en línea para negocios de belleza y estética. Al crear una cuenta o usar Aenda, usted los acepta.

1. Quién presta el servicio

Aenda es un servicio de Expertos en Tecnologia y Telecomunicaciones S.A.S («Xpert-Tic», «nosotros»), NIT 901.686.550-1, con domicilio en Calle 93 #49C-149, Barranquilla, Colombia.

Contacto para soporte, peticiones, quejas y reclamos: [email protected].

2. Definiciones

Negocio: la persona natural o jurídica que crea una cuenta en Aenda para gestionar su agenda.
Administrador: la persona que registra el Negocio o a quien el Negocio da ese rol. Actúa en nombre del Negocio.
Equipo: las personas que el Negocio invita a usar Aenda (recepción, profesionales).
Clientas: las personas que reciben servicios del Negocio y cuyos datos el Negocio registra en Aenda.
Plan: el paquete contratado (Básico, Pro o Plus), con su precio y sus límites.
AdaCoins: la unidad con la que se mide el uso de las funciones de inteligencia artificial (asistente Ada y bot de WhatsApp).

3. Quién puede contratar

Puede contratar cualquier persona mayor de 18 años con capacidad legal, ya sea un negocio, un profesional independiente o un consumidor. Quien registra un Negocio en nombre de una empresa declara que tiene autorización para obligarla.

4. El servicio

Aenda permite al Negocio, entre otras funciones:

gestionar la agenda, los servicios, los profesionales, los recursos y los horarios;
registrar a sus Clientas y su historial de citas;
enviar recordatorios y mensajes a sus Clientas por WhatsApp y correo;
usar un asistente con inteligencia artificial (Ada) y un bot que responde mensajes de WhatsApp.

Las funciones disponibles dependen del Plan. Podemos mejorar, cambiar o retirar funciones. Si un cambio reduce de forma importante lo que el Negocio contrató, lo avisaremos con 30 días de anticipación (sección 12).

5. Cuenta y seguridad

El Negocio es responsable de que los datos de registro sean ciertos y de mantenerlos al día.
Cada persona del Equipo usa su propio usuario. Las contraseñas son personales y no deben compartirse.
El Negocio responde por lo que hagan los usuarios de su cuenta y debe avisarnos de inmediato a [email protected] si sospecha un acceso no autorizado.
Cada Negocio tiene su propia dirección (<negocio>.aenda.co) y sus datos están separados de los demás Negocios.

6. Prueba gratuita, precios y pagos

Prueba: si el Negocio se registra con Nequi, tiene 14 días de prueba sin costo, una sola vez por número de Nequi. Con tarjeta Visa o Mastercard, con Botón Bancolombia o con un Nequi que ya usó su prueba, no hay prueba: el primer mes se cobra el día del registro. Durante la prueba no se cobra nada.
Cobro mensual: al terminar la prueba (o desde el día del registro, si no hubo prueba), y luego cada mes en la misma fecha, se cobra el precio del Plan al medio de pago registrado. Los precios están en pesos colombianos e incluyen IVA.
Botón Bancolombia: con este medio, cada cobro debe ser aprobado por el Negocio en Bancolombia. Le enviaremos un correo y un aviso en la app. Un pago que no se aprueba en 48 horas se trata como no pagado.
Pagos: los procesa una pasarela de pagos autorizada. Aenda no ve ni guarda los datos completos de la tarjeta ni el número de celular completo.
Factura: Xpert-Tic expedirá la factura electrónica correspondiente según la ley.
Cambio de plan: al subir de Plan se cobra en el momento la diferencia proporcional a los días que faltan del mes. Al bajar de Plan, el cambio se aplica en la siguiente renovación, siempre que el Negocio esté dentro de los límites del Plan menor.
AdaCoins: cada Plan incluye una cantidad mensual de AdaCoins, que se renueva con cada cobro y no se acumula. El Negocio puede comprar recargas, que no vencen. Sin AdaCoins, Ada y el bot dejan de responder; la agenda, los recordatorios y la bandeja de mensajes siguen funcionando.

7. Pagos no realizados

Si un cobro no se puede hacer:

La cuenta entra en un periodo de gracia de 5 días. Sigue funcionando, y avisamos al Administrador.
Intentamos cobrar de nuevo los días 1, 3 y 5 de la gracia. El Negocio puede pagar en cualquier momento desde «Suscripción», con el mismo medio o con otro.
Si al terminar la gracia no se ha pagado, la cuenta queda suspendida: el Equipo no puede usarla y no se envían recordatorios ni mensajes. El Administrador solo puede entrar a pagar. Al pagar, la cuenta se reactiva de inmediato.

8. Cancelación y reembolsos

El Negocio puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde «Suscripción» o escribiendo a [email protected].
Al cancelar, la cuenta sigue funcionando hasta el final del periodo ya pagado y no se vuelve a cobrar.
No hay reembolsos de periodos ya pagados, de la diferencia por subir de Plan ni de recargas de AdaCoins, salvo en los casos que exige la ley.
Derecho de retracto (consumidores): si el Negocio es un consumidor según la Ley 1480 de 2011, puede retractarse dentro de los 5 días hábiles siguientes a la contratación. Si tuvo prueba gratis, basta con cancelar y no tiene costo. Si pagó al registrarse, escribe a [email protected] y le devolvemos lo pagado.
Reversión del pago: los consumidores pueden pedir la reversión del pago en los casos del artículo 51 de la Ley 1480 de 2011 (fraude, operación no solicitada, producto no recibido o defectuoso), escribiendo a [email protected].

9. Datos del Negocio y de sus Clientas

Los datos son del Negocio. El Negocio es el responsable del tratamiento de los datos personales de sus Clientas y de su Equipo. Xpert-Tic actúa como encargado: los trata solo para prestar el servicio y según las instrucciones del Negocio. Las condiciones están en el Anexo 1: Acuerdo de encargo del tratamiento de datos, que hace parte de estos términos.
Autorización de las Clientas: el Negocio debe obtener y conservar la autorización de cada Clienta para tratar sus datos y para escribirle por WhatsApp, según la Ley 1581 de 2012. Aenda le entrega una plantilla de aviso de privacidad y puede enviar un aviso automático por WhatsApp. Usar la plantilla o el aviso automático no libera al Negocio de su responsabilidad.
Datos de salud: si el Negocio registra datos de salud de sus Clientas (por ejemplo, alergias, tratamientos o embarazo), son datos sensibles. El Negocio debe obtener una autorización expresa y separada para ellos, informar que la Clienta no está obligada a darlos, y registrar solo los necesarios para atenderla.
Menores de edad: el Negocio puede registrar Clientas menores de edad solo con la autorización de su padre, madre o representante legal, y respetando sus derechos.
Uso por parte de Aenda: solo usamos los datos para prestar el servicio, dar soporte, cobrar y cumplir la ley. Podemos usar estadísticas agregadas y anónimas, que no identifican a nadie, para mejorar Aenda. Nunca vendemos datos ni los usamos para publicidad.
Inteligencia artificial: Ada y el bot procesan mensajes, datos de citas y de Clientas con proveedores de inteligencia artificial, algunos fuera de Colombia (por ejemplo, en Estados Unidos). Estos proveedores no usan esos datos para entrenar sus modelos. Detalle en la Política de tratamiento de datos.
Al terminar: si la cuenta se cancela o queda suspendida, el Negocio puede descargar sus datos durante 90 días. Después los borramos de forma definitiva, salvo lo que la ley nos obligue a conservar (por ejemplo, facturas). Las copias de seguridad se eliminan en su ciclo normal.

10. «WhatsApp de Aenda»

Funciona vinculando el número de WhatsApp del propio Negocio por código QR, como WhatsApp Web. No es la API oficial de Meta (WhatsApp).
WhatsApp puede limitar o bloquear el número, sobre todo ante envíos masivos o mensajes que las Clientas marquen como no deseados.
El Negocio usa su número bajo su responsabilidad y solo para escribir a sus propias Clientas, con su autorización.
Xpert-Tic no responde por bloqueos del número ni por mensajes perdidos por esa causa.
Recomendamos usar un número dedicado al Negocio y no un número personal.

11. Uso aceptable

El Negocio no puede usar Aenda para:

enviar mensajes masivos no solicitados (spam) ni mensajes a personas que no han dado su autorización;
tratar datos sin la autorización exigida por la ley;
suplantar a otra persona o negocio;
intentar acceder a datos de otros Negocios, vulnerar la seguridad o sobrecargar el servicio;
cualquier actividad ilegal.

Si hay un incumplimiento grave, podemos suspender la cuenta. Lo avisaremos antes, salvo que haya urgencia o lo exija la ley.

12. Cambios de precio y de estos términos

Avisaremos cualquier cambio de precio o de estos términos con 30 días de anticipación, por correo al Administrador y con un aviso en la app. Los cambios de precio se aplican desde la renovación siguiente a ese plazo. Si el Negocio no está de acuerdo, puede cancelar antes de que entren en vigor. Cuando cambie la versión de los términos, el Administrador deberá aceptarla al entrar.

13. Soporte

Atendemos por [email protected].
Acceso de soporte: para resolver un problema, el Administrador puede dar permiso al equipo de Aenda para entrar a su cuenta, por un máximo de 7 días, y quitarlo cuando quiera. Cada acceso dura como máximo 1 hora, queda registrado y el Administrador puede ver quién entró y cuándo. Sin ese permiso, no entramos a la cuenta.

14. Disponibilidad y copias de seguridad

Hacemos un esfuerzo razonable para que Aenda esté disponible todo el tiempo, pero no garantizamos que funcione sin interrupciones ni errores. Hacemos copias de seguridad diarias. Avisaremos con anticipación los mantenimientos programados que afecten el servicio.

15. Responsabilidad

Aenda es una herramienta de apoyo. El Negocio sigue siendo responsable de su agenda, de la atención a sus Clientas y de los mensajes que envía.
En la medida que lo permita la ley, la responsabilidad total de Xpert-Tic frente al Negocio, por cualquier causa, se limita a lo que el Negocio pagó por Aenda en los 3 meses anteriores al hecho que la origina.
Xpert-Tic no responde por lucro cesante, citas o ventas perdidas, ni por fallas de terceros fuera de su control, como WhatsApp, operadores de telefonía, la pasarela de pagos o caídas generales de internet.
Nada de lo anterior limita los derechos que la ley reconoce a los consumidores ni la responsabilidad por dolo o culpa grave.

16. Propiedad intelectual

Aenda, su software, su marca y su diseño son de Xpert-Tic. El Negocio recibe una licencia de uso no exclusiva e intransferible mientras su suscripción esté vigente. Los datos que el Negocio carga siguen siendo suyos.

17. Peticiones, quejas y reclamos

Puede escribirnos a [email protected]. Respondemos las peticiones, quejas y reclamos dentro de los 15 días hábiles siguientes a su recibo. Los consumidores pueden acudir también a la Superintendencia de Industria y Comercio.

18. Ley aplicable y disputas

Estos términos se rigen por las leyes de Colombia. Las partes intentarán resolver cualquier diferencia de forma directa. Si no lo logran, la resolverán los jueces de Barranquilla, sin perjuicio de los derechos de los consumidores a acudir a la autoridad de su domicilio.

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Anexo 1: Acuerdo de encargo del tratamiento de datos personales

Este acuerdo hace parte de los Términos y condiciones de Aenda. Lo celebran el Negocio (responsable del tratamiento) y Expertos en Tecnologia y Telecomunicaciones S.A.S, NIT 901.686.550-1 («Xpert-Tic», encargado del tratamiento). Cumple el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015).

1. Objeto

Xpert-Tic trata, por cuenta del Negocio, los datos personales de las Clientas y del Equipo del Negocio que se cargan o se reciben en Aenda, solo para prestar el servicio descrito en los Términos.

2. Datos y finalidades

Titulares: Clientas del Negocio (incluidos menores de edad, con autorización de su representante) y personas del Equipo.
Datos: identificación, contacto, citas, historial, mensajes de WhatsApp y, si el Negocio los registra, datos de salud (sensibles).
Finalidades autorizadas: agendar y gestionar citas, enviar recordatorios y mensajes, responder por medio del bot y del asistente Ada, dar soporte y guardar copias de seguridad.

3. Obligaciones del Negocio (responsable)

Obtener y conservar la autorización previa, expresa e informada de cada Clienta, incluida la autorización expresa y separada para datos sensibles y la del representante legal de los menores de edad.
Informar a las Clientas sobre el tratamiento, por ejemplo con la plantilla de aviso que entrega Aenda, e incluir la transmisión de sus datos a encargados dentro y fuera de Colombia.
Tener su propia política de tratamiento de datos y atender las consultas y reclamos de sus Clientas.
Registrar solo los datos necesarios y mantenerlos exactos.
Dar a Xpert-Tic instrucciones lícitas.

4. Obligaciones de Xpert-Tic (encargado)

Tratar los datos solo según las instrucciones del Negocio y las finalidades de este acuerdo.
No usarlos para fines propios, salvo estadísticas agregadas y anónimas que no identifican a nadie, y no venderlos ni cederlos.
Mantener la confidencialidad, incluso después de terminar el servicio, y exigirla a su personal.
Aplicar las medidas de seguridad descritas en la Política de tratamiento de datos, reforzadas para datos sensibles.
Entrar a la cuenta del Negocio solo con su permiso, por tiempo limitado y dejando registro.
Apoyar al Negocio para responder las consultas y reclamos de sus Clientas, y trasladarle las que reciba directamente.
Avisar al Negocio sin demora indebida de cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos.
Al terminar el servicio, permitir la descarga de los datos durante 90 días y luego borrarlos, salvo deber legal de conservarlos.

5. Subencargados

El Negocio autoriza a Xpert-Tic a apoyarse en proveedores para alojamiento y red, envío de correos, pagos e inteligencia artificial, dentro y fuera de Colombia. Xpert-Tic les exige obligaciones de protección equivalentes a las de este acuerdo y responde por ellos frente al Negocio. Xpert-Tic informará al Negocio, a solicitud suya, las categorías de subencargados y los países donde están.

6. Duración

Este acuerdo dura lo mismo que la suscripción a Aenda, más el plazo de 90 días de descarga y borrado.